貸し会議室を懇親会などで使う時の運用原則は?

貸し会議室を懇親会などで使う時の運用原則は?

運営母体がホテルや宿泊施設の貸し会議室では、懇親会・レセプション・パーティなどに利用することは普通に行われてきました。
しかし近年は、会議・研修・セミナーなどをメインに利用されてきた貸し会議室も、懇親会やレセプションなどに利用できるようになっています。
このサイトでは、そうした貸し会議室を懇親会などで使う場合の運用原則について情報提供します。

 

 

 

貸し会議室を懇親会などで利用する場合の方法は2つあります。
1つは懇親会などだけのために利用する場合で、他の1つは研修や会議に引き続いて懇親会などで利用する場合です。
近頃は多くの貸し会議室で懇親会やレセプションなどでの利用を受け入れており、当該貸し会議室お勧めの懇親会プランやパーティプランを提供しているほどです。
懇親会などのメインの料理は、ホテルの貸し会議室を除けば提携している外部のケータリング会社が提供しています。
そのことから貸し会議室では利用者にケータリング会社を紹介するだけで、詳細な打合せや調整は利用者とケータリング会社にまかせることが多いようです。

 

実質的には外部の団体が対応することから、当日に参加人数に増減があってもそれにあわせて料理を減らしたり追加したりするなどの対応を貸し会議室はしてくれません。それはらは利用者とケータリング会社間の問題だからです。

 

懇親会などの会場を立食のビュッフェ形式のレイアウトに設営したり必要備品を準備したりは、事前の打合せにもとづいて貸し会議室が行ってくれますが、ゴミなどの処理は利用者側で行うのが原則です。最終的に利用者が処理するかケータリング会社が行うかは、両者の打合せで次第ということになります。