貸し会議室の運営上の原則やあれこれ

レイアウトの変更・受付・喫煙の運用原則は?

「レイアウトの変更」とは特定のタイプにもとづいて配置された机と椅子を変更することで、このレイアウトの変更はいずれの貸し会議室においても可能です。
しかし変更そのものは利用者が行うことを原則にしている貸し会議室運営会社と
利用者の要望に従って貸し会議室の常駐スタッフが行うことを原則にしている貸し会議室運営会社があります。
東京にある貸し会議室はそういう所が多いです。

 

この原則は利用終了後のレイアウトの原状復帰についても同様です。
なお利用1週間前までに連絡すれば、運営会社側でレイアウトの変更を行うケースもみられます。

 

「受付」については、利用者側で行うのが一般的です。利用する会議室の入口の廊下に机と椅子を配置して行います。
しかし避難経路の関係で会議室の入口確保できないような場合は
会議室内での設置も認められるようですから、事前に運営会社側としっかりと打合せをしておくことが重要です。

 

貸し会議室での会議や研修に参加する場合、貸し会議室のあるビルに到着してもそこからどこに行けばいいのか困ってしまうことが多いものです。
どのように受付をしているか、事前に参加者に連絡しておくことを忘れないでください。

 

「喫煙」は、指定された場所以外では不可能です。会議室内・廊下などの共用スペースはまず間違いなく全て禁煙になっています。
とは言いながらごく一部ですが、喫煙してもいい会議室を準備している貸し会議室運営会社があります。
また多くの貸し会議室では、ビル内だけではなくビル外に喫煙スペースや喫煙ブースを設けて喫煙者への配慮がされているようです。

飲食についての運用原則は?

まず「飲料」についての運用原則です。ほとんどの貸し会議室では、アルコール飲料以外のペットボトルなどフタのついた飲物であれば会議室内への持ち込みができます。もっとも利用する側の責任者が、参加者が会議室へ飲料を持ち込むことを認めていることが前提です。なお特定の会議室だけしか飲料の持込みを認めていない貸し会議室がありますから、事前に飲料の持込みが可能か否かを確認しておきましょう。
次に「食事」です。特に弁当についても、持ち込み可能な貸し会議室が多いようです。また貸し会議室によっては、事前に申し込んでおけば弁当の手配を行ってくれます。
このように一般的には貸し会議室での飲食は可能ですが、ごみ処理は利用者側で行うのが原則です。
以上は貸し会議室を会議や研修などに利用する際の「飲食」の運用原則ですが、貸し会議室を本格的な「飲食」をともなう懇親会やパーティなどに利用できるでしょうか。答えは「ホテルの貸し会議室などと同様に、多くの貸し会議室で利用可能」と言えます。
実際には貸し会議室を会議や研修などに利用した後に、引き続いて打上げやレセプション会場として利用するケースが多いようです。もちろん近年は、法人ではなく個人やグループがパーティや食事会の会場として利用するケースが増加しているようです。
貸し会議室運営会社ではこうしたニーズに応えるため、会議室だけではなくティールームを準備したり食事・パーティプランといった利用企画を提供したりしています。ホテルの貸し会議室以外は、料理はケータリング会社を利用することで対応しているようです。

 

 

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